DansJeVrij – Amersfoort is van zichzelf* en voor de continuïteit heeft het beheer (één of meerdere personen) nodig. Liefst vrije danser(s) die zorgen dat vanuit de uitgangspunten iedere eerste zaterdagavond van de maand DansJeVrij in Amersfoort plaatsvindt.
Dat doe je niet alleen; naast je zijn er vrijwilligers die willen meedenken, en mee-organiseren zeker op de avond zelf.
De volgende zaken, praktisch, organisatorisch en beleidsmatig zijn te onderscheiden waarvoor de beheerder(s) de verantwoordelijkheid heeft/hebben:
beleidsmatig = besluit nemen over
toegangsprijs; kortingen (bijv voor vrijwilligers)
dansruimte huren; afspraken die gelden in de gehuurde ruimte
keuze soort workshops, vergoeding docenten
keuze DJ’s, vergoeding DJ
openingstijden, vakantie etc.
maximum aantal bezoekers
ongewenst gedrag en maatregelen
contact en afstemming met andere dansinitiatieven (o.a. DansJeVrij Weesp)
contact met de vertrouwenspersoon
teksten op website
reserveringssysteem; ticketservice
organisatorisch = regelen van/zorg dragen over
opslag en vervoer eigen materialen (spullen catering, verlichting, verlengsnoeren, apparatuur, etc.)
PR (nieuwsbrief, social media, adverteren)
contact met website-bouwer
uitnodigen docenten voor workshop, planning maken, bevestigen, tijdig vragen om tekst in te leveren, afstemmen met DJ, evaluatie en betalen
uitnodigen van DJ, planning maken, bevestigen, contact onderhouden met DJ, evaluatie en betalen
vrijwilligers die de avond mogelijk maken regelen, planning maken, bevestigen, contact onderhouden
beantwoorden van mail
betalingen en overzicht van betalingen
verzekering aansprakelijkheid
teruggave van ticketprijs bij annulering
reserveringen beoordelen
na afloop van dansavond eventuele opmerkingen aan verhuurder doorgeven
aanschaffen van kapot/defect materiaal en voorraad (zoals weggooi-bekers)
praktisch op de avond zelf = coördineren van
boodschappen doen voor de hapjes, zie lijst
alle kisten met materiaal in dansruimte verdelen
taken verdelen
– gebouw en zaal openen (beheer sleutel)
– vloer zuigen/vegen van ontvangstruimte, loungeruimte
– lampsnoeren ophangen in loungeruimte
– verwijzingsbordjes buiten plaatsen; binnen voor toiletten etc
– in donkere periode buiten olielampen plaatsen bij de bordjes
– in zaal stoelen plaatsen, overige stoelen naar loungeruimte en hal
– vloer zaal vegen
– doeken (ook bij lampen in zaal) ophangen
– DJ tafel met apparatuur in orde maken en testen
– catering: waaronder hapjes in schaaltjes, fruit/groente snijden, kannen met thee en water
– afspraken maken wie thee en water aanvult tijdens de dansavond
– afspraken maken wie bezoekers ontvangt en reserveringen afvinkt ook tijdens de dansavond
– afspraken maken wie de dansers in zaal verwelkomt en belangrijke afspraken benoemd over sociale omgang en veiligheid
– afspraken maken wie van team aanspreekbaar zijn bij vragen, calamiteiten en ongewenst gedrag
– afspraken maken wie zorg draagt voor temperatuur en verfrissing in zaalruimte
– afspraken maken wie van team de avond afsluit (vragen wie van de bezoekers wil meehelpen met opruimen)
– regelen van het opruimen, zorg dragen dat zaal en loungeruimte netjes (d.w.z. zoals is aangetroffen) worden achtergelaten
– vervoer van al het gebruikt materiaal, controleren en schoonmaken
– contact met beveiliging; afspraken over afsluiten gebouw en terrein; afval afvoeren
*) DansJeVrij – Amersfoort is van zichzelf
Hoewel het meer een initiatief en geen bedrijf is, zijn er toch maatschappelijke en juridische afspraken nodig. Immers er is sprake van een geldstroom die door de betalende bezoekers ontstaat en waarmee de kosten van o.a. huur ruimte, de docent die de workshop verzorgt, de DJ die de muziek laat horen, de catering en materialen, worden betaald. En ook voor opslag spullen, beheer en organisatie mag worden betaald.
Dan blijft er meestal een “winst” over die gereserveerd blijft om tegenvallers zoals bijvoorbeeld weinig bezoekers, schade, aankoop apparatuur te kunnen betalen.
DansJeVrij – Amersfoort is als onderneming ingeschreven bij de KvK onder nummer 67795536. De beheerder(s) van DansJeVrij – Amersfoort schrijft/schrijven zich in als ondernemer bij de KvK en zijn daarmede eind-verantwoordelijk.